Sebanyak 40 orang rombongan Desa Tamanbali melakukan kunjungan studi tiru ke Pemerintah Desa Ketapang, Kabupaten Banyuwangi pada Kamis (11/04/2018) yang lalu. Turut dalam rombongan Perbekel, Sekdes beserta perangkat desa lainnya, Perwakilan BPD, Perwakilan LPM dan Pengurus BUMDes Tamanbali. Dari Pemerintah Kabupaten Bangli ikut serta Fungsional Perencana Bappeda Gobang Edy Sucipto, Staf Dinas PMD, Komang Agus Hariwibawa, Staf Bagian Pemerintahan Ni Wayan Ariani, Kabid Inspektorat I Nengah Kartika, Kasi Pem. Kecamatan Bangli, Pendamping Desa, dan Pendamping Lokal Desa Tamanbali.

Rombongan diterima oleh Kepala Desa Ketapang beserta perangkatnya didampingi oleh Kabid PUEM Dinas PMD Kabupaten Banyuwangi.

Kabid PUEM Dinas PMD Banyuwangi, Heru Eko Wahyudi, SH, M.Si mengawali sambutannya dengan informasi bahwa Pemerintah Daerah Banyuwangi telah mengagendakan even – even di tingkat kabupaten sebanyak 50 even setahun. Itu bertujuan untuk mendatangkan orang sebanyak-banyaknya ke Banyuwangi. Termasuk juga akan menerima kunjungan – kunjungan dari instasi pemerintah termasuk pada tingkatan desa.

Kelebihan Pemerintah Kabupaten Banyuwangi adalah mampu mendorong desa – desa untuk membangun Badan Usaha Milik Desa (BUMDes). Hingga saat ini, dari 168 desa yang ada di Banyuwangi, sebanyak 133 desa telah mampu mendirikan BUMDes dan 14 BUMDes bersama.

Kepala Desa Ketapang, H. Slamet Kasihono, S.Ag. menjadi nara sumber utama dalam kegiatan ini. Pemaparan diawali dengan penyampaian profil  Desa Ketapang dan pemanfaatan Sistem Informasi Desa yang bernama SIMADE (Sistem Informasi Manajemen Desa).

Sasaran awal Slamet kala itu adalah validasi data administrasi penduduk. Mengapa validasi data? Data administrasi penduduk yang tersusun rapi, menurut Slamet adalah ruh bagi administrasi kependudukan. Karena itu, dia pun berupaya agar desa memiliki semua data warga secara tepat dan lengkap.

Tidak ingin setengah-setengah dalam melangkah, Slamet pun mulai browsing bagaimana membuat sistem data kependudukan yang bagus. Dia pun mencari orang yang bisa menerjemahkan keinginannya.

"Sejak 2015, saya mulai menyusun sistem ini bersama konsultan saya yang saya kenal dari browsing internet. Kita terus mencoba selama satu tahun, trial dan error lah sampai penyempurnaan semacam ini," tutur Slamet.

Hasilnya, Desa Ketapang pun kini memiliki server mandiri dan aplikasi data kependudukan yang diberi nama Sistem Manajemen Desa (SIMADE). Dengan aplikasi ini semua data warga tersedia, terkategorisasi dengan rapi, yang kemudian membuat proses pelayanan dokumen warga juga berjalan dengan cepat.

“Semua data warga tersimpan rapi dalam sistem ini. Mulai jumlah penduduk secara umum, maupun jumlah berdasar golongan seperti umur, jenis kelamin, pendidikan, agama, hingga status pernikahan, semuanya tercatat lengkap,” ujarnya.

Selain data-data primer penduduk tersebut, aplikasi SIMADe juga memuat berbagai data-data penduduk lainnya seperti jumlah penduduk yang masuk kriteria sebagai pemilih, jumlah penduduk berdasar status ekonomi, sampai data wajib pajak lengkap dengan besaran pajak per kepala keluarga juga tersedia.

“Kami membuat semua data ini agar memudahkan dalam pendataan maupun intervensi program. Semua data penduduk kami dapat dari Dinas Kependudukan daerah tapi kami validasi ulang agar sesuai dengan data di lapangan. Saat pertama kali memang agar repot tapi sekarang sistem ini memudahkan staf dalam bekerja,” beber Slamet.

Yang membuat hebat aplikasi yang dibuat tingkat desa ini, SIMADe juga terintegrasi dengan sistem layanan administrasi kependudukan seperti pembuatan KTP, surat ijin menikah, keterangan domisili, surat keterangan pindah, SKCK dan masih banyak lainnya. Warga yang akan mengurus, cukup menyerahkan nama dan nomor induk kependudukan (NIK) maka akan segera tercetak.

“Sebagai contoh, saat warga hendak mengurus SKCK, petugas cukup mengisi NIK dan nama pemohon di form elektronik, maka otomatis lembar dokumen akan langsung terisi dengan berbagai data primer penduduk lainnya seperti usia, agama, pekerjaan, alamat dan sebagainya. Pemohon juga tidak perlu ke  Kecamatan karena SIMADe sudah terintegrasi dengan kecamatan. Tidak sampai 2 menit form telah lengkap dan SKCK  siap dicetak,” terang Slamet.

Lebih canggihnya lagi, aplikasi ini melakukan update otomatis terhadap pengurangan atau pertambahan jumlah penduduk. Misalnya, bila desa mengeluarkan surat kelahiran, maka jumlah penduduk di sistem akan bertambah secara otomatis. Sebaliknya jika Kantor desa mengeluarkan surat kematian maka jumlah penduduk akan berkurang.

“Bukan itu saja, data yang kami miliki hingga ke tingkat RT. Sistem ini cukup detail, tahu kondisi penduduk mulai dari jumlah, agamanya apa saja, ada berapa KK, hingga statusnya sampai tingkat RT. Akhirnya, memudahkan kami memantau penduduk yang masuk dan keluar desa. Meski begitu kami setiap tahun tetap melakukan validasi data dengan terjun ke lapangan secara berkala untuk menjaga kevalidan data kami,” katanya.

Pelayanan prima yang dilakukan Desa Ketapang belum berhenti sampai disini. Warga bisa memanfaatkan layanan melalui sms centre yang dibuka desa. Misalnya warga yang memperpanjang KTP, tinggal mengirimkan nama   dan NIK ke SMS centre, kantor desa akan segera memproses. Saat sudah selesai, warga akan dihubungi untuk mengambil KTP sambil menyerahkan berkas yang disyaratkan.

"Keluhan dan aspirasi warga juga kami tampung. Kami membuka diri lewat media sosial, mulai dari akun facebook, twitter, juga nomer whatsapp. Sudah tidak jamannya keluhan lewat surat. Kami pun siap menjawab dan kasih solusi atas aspirasi  warga," terang Slamet.

Ke depan, Slamet masih memiliki berbagai program inovasi layanan bagi warganya. Salah satunya adalah layanan kependudukan yang dilakukan sendiri oleh warga, semacam self service. Dimana desa menyediakan komputer, warga tinggal memilih layanan apa yang diperlukan kemudian mengisi data sampai mencetak dokumen sendiri.

“Ini sedang kami matangkan rencananya. Segera terealisasi, data yang kita punya sudah valid kok. Bisa mengefisienkan pelayanan, sekaligus kami juga ingin melatih warga agar melek teknologi,” pungkasnya.

Pelayanan Dua Menit

Dengan menggunakan SIMADE, pelayanan administrasi seperti Kartu Keluarga, SKCK, Surat Nikah (untuk surat nikah di tempat lainnya bisa satu minggu lebih), di Desa Ketapang bisa dilakukan dalam waktu dua menit saja dan tidak perlu ke kecamatan.

Slamet sempat memeragakan mulai dari pengurusan hingga surat tersebut dicetak, tidak sampai dua menit. Bahkan untuk surat kematian, juga bisa dicetak dalam waktu singkat.

"Ketika saya mendengar ada warga yang meninggal dunia, sambil nyelawat sekalian saja saya antarkan surat kematiannya," kata Slamet.

Menurut Slamet dengan aplikasi SIMADE, seluruh data penduduk Desa Ketapang bisa terlihat. Aplikasi ini membuat sistem administrasi sangat tertata dan detail. Mulai dari jenis kelamin, usia, pekerjaan, status pernikahan, bahkan janda, duda semua terdata.

Bahkan, data wajib pajak (WP) yang belum membayar pajak dan belum beserta nilai pajaknya terlihat. Sehingga ketika masyarakat ingin mengurus administrasi, tinggal ubah sedikit langsung cetak.

"Dengan aplikasi ini memudahkan warga, dan tidak perlu lama mengantri," kata Slamet.

Bahkan, Desa Ketapang juga menyediakan SMS Centre, bagi warga yang hendak mengurus administrasi. Warga cukup sms apa saja berkas yang dibutuhkan, call centre akan memberi tahu sehingga warga bisa menyiapkan diri.

Setelah selesai kegiatan studi tiru ini, rombongan menuju Pura Blambangan dan Pura Giri Luhur Alas Purwo untuk melakukan tirtayatra.